怎样写大事记
大事记虽然不属于国家行政机关公文的文种,但却是机关、企业、事业单位经常使用的一种应用文。
一、大事记的概念和作用
大事记是机关单位及其业务主管部门、企业、事业单位等,用来记录日常重要工作或活动和各方面大事、要事的一种记事性的应用文,又是回顾并记载机关历史梗概的参阅性文书。它具有简史的作用:大事记可以反映记载主体的历史发展过程和重要活动的情况,为人们提供轮廓性的历史材料,还可为科研提供真实的第一手材料。另外可作为凭证和依据:大事记既可作为机关、企业、事业单位回顾、总结工作的重要依据,也可以反映机关、事业、企业单位的发展。
二、大事记的种类和大事记录的范围
1.大事的种类
大事记常见种类主要有区域性的大事记(如某省、市、县等)、专题性的大事记、传记性的大事记、机关工作大事记、月份大事记、年度大事记、历史大事记、综合历史大事记、专业历史大事记等。
2.大事记录的范围
大事记,就是机关、企业、事业单位的“大事”的记录。那么,什么是大事呢?所谓大事,对一个机关、企业、事业单位来说,并不特定指属大事件才予记录,而只能与这个机关、企业、事业单位日常的事务性工作比较而言。因而,凡能反映机关、企业、事业单位工作、活动的全貌,对查证历史有作用和作为材料有保存价值的事项,都应该归入大事记的范围。大事记录的具体范围包括:本地区主要党、政机构设置、撤销或合并,主要领导人任免、调动,本机关所属干部的重要奖励、处分、离休、退休、逝世等;行政区划和地名的变更;重大方针、政策的贯彻与实施;本地区各种代表大会和代表会议以及其它主要会议;重要领导工作活动和主要工作成就等。
三、怎样写大事记
写好大事记,需要明确以下3个问题:
1.大事记的结构形式
大事记的结构,主要由四部分组成:
{1}标题。一般由机关名称及内容加“大事记”构成。有的直接在机关名称后加“大事记”构成。如,××大学2005年大事记。
{2}开头。时限较长的大事记,一般都有一个“前言”,用来说明编写目的、意义、体例、时限等有关问题。
{3}正文。按年、月、日或春、夏、秋、冬四季来安排次序。
{4}结尾。为使大事记具有完整性,时限较长的大事记,通常都写一个“后记”,说明材料的真实性和使用、处理等有关需要说明的情况。
2.大事记的写作要求
大事记写作的要求有以下三点:
{1}要记录完整、全面。应坚持不间断地记录,不要断断续续记录。大事记的内容应记全,不要漏记。
{2}要客观记实。应反映事物的`本来面目,要实事求是,切忌捕风捉影,信手杜撰。要知道,记今天的大事,实质是在记明天的历史,大事记要尊重客观事实,实质就是尊重历史。
{3}要有选择、精记。材料要有所选择,做到既不能漏掉大事、要事,又不能将日常事务性质的工作活动记入大事记。
3.写好大事记的注意事项
为写好“大事记”,主要注意以下几点:
{1}把好“三关”。编写每一条大事时,都要把好政治、事实、文字三关,使大事“存真、求实、立准、立好”。
{2}应及时编写。及时,指的是要写在事情发生的当天。如果能在事情发生的当天就随时记载下来,这就能够保证“大事记”的齐全,而且可将一些情节及时记清楚,从而提高“大事记”的质量。为做到及时编写,则需要有专门人员负责这项工作。从便于工作出发,此项工作可由办公室主任负责,或由机关秘书负责,无秘书的机关由文书人员负责也是可以的。因为这些同志都比较了解机关的全面活动情况。如系补编以往的“大事记”,则应由机关档案室的同志负责为好。
{3}格式要统一,层次要清晰。“大事记”的格式,一般以年编号,年下分月,同一年内各月前的年份省略;月下分日,同一月内各日前的月份亦省略;日下记当日所发生的大事,同一日发生几件大事时可平列记载,也可编上顺序号。
{4}文字要简练,多用概括性的语言。大事记要提纲挈领,不能冗长,不受短、中、长条字数限制。详略得当与否的标准应该是,读者清楚、明白,且没有多余的字、句。
{5}年终要统筹整理、归档。整理,既包括文字的整理,也包括对某些条款的删节。整理后打印存档时既要有一份存入同年的案卷,又要有几份续编入以往的“大事记”,并可同时分发各有关同志掌握和利用。