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会议接待方案

时间:2024-07-20 00:23:31 会议方案

[精]会议接待方案

  为确保事情或工作顺利开展,就需要我们事先制定方案,方案是解决一个问题或者一项工程,一个课题的详细过程。那么什么样的方案才是好的呢?以下是云范文收集整理的会议接待方案,供大家参考借鉴,希望可以帮助到有需要的朋友。

[精]会议接待方案

会议接待方案1

  为了做好第二届中国餐饮业博览会会务接待工作,组委会办公室委托西安市成立餐博会会务接待组,并制定了第二届中国餐饮业博览会接待工作实施方案,具体如下:

  一、接待时间

  20xx年10月17日至21日午前。

  10月17日全天报到。

  二、住宿安排

  组委会负责接待由各省、自治区、直辖市和计划单列市统一组团参会的代表。请各省、自治区、直辖市和计划单列市组团单位在8月25日前将参会人数、入住宾馆等级及要求报会务接待组(餐博会代表团拟入住宾馆回执表附后),并将定金(500元/人)于8月31日前汇入餐博会会务组账户。

  三、用餐安排

  10月17日至20日的用餐由会务接待组统一安排。用餐安排在入住宾馆,形式为自助餐或地方风味餐饮,代表凭餐券在规定时间用餐。有特殊用餐要求的代表,请各地代表团联络员及时与住店会务接待小组联系。

  四、交通安排

  10月17日会议报到当天,接待组在西安咸阳国际机场、西安火车站设接待点,各省、自治区、直辖市和计划单列市组团的代表请提前以传真形式将航班、车次及抵达西安的时间报接待组。

  餐博会期间,代表参加活动的市内区间交通用车由接待组统一安排。

  10月21日会务接待组为代表安排送站,需提前离西安的代表请及时与住店会务接待小组联系。会后需自行参观考察的代表,会务接待小组可代为联系酒店和旅行社,费用自理。

  五、收费标准

  (一)会务费:每位代表会务费600元,会务费包括餐博会资料费、区间交通费、参观交流场馆门票、仿唐入城式和盛唐迎宾宴暨餐厨文艺表演费、大唐芙蓉园门票、闭幕式晚宴费、纪念品等。团体报名超过50人的'以及要求参加部分活动的代表可与会务接待组具体协商。

  (二)食宿费:根据所住的不同宾馆设a类:1500元/人,b类:1200元/人两个等级标准。对于住宿、用餐有其他要求的代表团,也请在8月25日前与接待组联系。

  (三)减免事项:各省、自治区、直辖市和计划单位列市代表团团长免收食宿费、会务费;各地组团参会人数超过20人的,免收联络员(1名)的食宿费和会务费。

  六、其他

  因代表离西安返程日期相对集中,接受统一安排食宿的代表需预定返程机(车)票的,请提前与会务接待组或入住宾馆会务接待小组联系。

  七、联系办法

  餐博会组委会办公室会务接待组:

  联系人:肖来利xxxxxx

  刘勇029-8xxxxxx

  传真:029-xxx

  缴费账号:xxxxx

  开户银行:中国工商银行西安北大街支行

  开户名称:第二届中国餐饮业博览会会务组

会议接待方案2

  确保各项会议接待工作的顺利进行,特制定会议方案如下:

  一、会议主题:

  待定

  二、会议时间:

  20xx年X月X日至20xx年X月X日

  三、会议地点:

  XXX酒店。

  四、环境布置

  (一)会场外区域布置

  酒店外围环境:灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。

  (二)会场内主要区域布置

  1、机场、火车站相关资料横幅、接机牌及鲜花。

  2、下榻酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅)布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。

  五、会议资料

  第一板块会议

  (一)会议时间:20xx年X月X日、X日、X日

  (二)会议地点:待定(200人会议厅)

  (三)会议资料:待定

  (四)会议布置:1)课桌摆放:围桌式或者课桌式摆放

  2)会议鲜花:讲台花、胸花、桌花

  3)会议用品:白纸、签字笔、茶杯、纸巾

  4)会场氛围:水牌制作、背景喷绘画面(X日、X日)无线麦若干、背景音乐、X展架

  (五)会后合影:时间:在会议结束前,告知大家不要急于离场,按序下楼,在指定地点合影留念。

  地点:凯宾斯基酒店外的阶梯上(阶梯代替椅子)

  能够给领导安排座椅,座椅上有贴领导的名字,能够对号入座。

  第二板块晚宴

  (一)晚宴时间:20xx年X月X日晚(具体时间待定)

  (二)晚宴地点:餐厅待定

  (三)晚宴方式:围桌形式或者自助餐形式

  (四)晚宴布置:室外:空飘(8个)(空飘资料:)、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)。

  室内:舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。

  餐桌布置:餐桌桌花、台签(晚宴安排资料介绍)

  第三板块会议接待

  (一)工作资料

  1、会议流程策划;

  2、编撰、印刷会议接待手册;

  3、机场、火车站等埠供给窗口接送机服务;

  4、会议前期报名的接待、物品分发等;

  6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;

  7、供给会议期间车辆的调配、服务工作;

  8、供给机(车)票的订购服务工作;

  9、供给专业接待人员服务工作;

  10、根据需要,供给其他公务活动服务工作;

  11、供给物流、土特产品代购等其他服务工作;

  (二)组织机构及职责

  1、综合协调组工作职责:

  (1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作;

  (2)负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作;

  (3)负责与组委会内部的全应对接工作;

  (4)负责落实省市、组委会领导的接机(车)安排;

  (5)负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;

  (6)负责接待服务手册的编制工作;

  2、接待服务组

  工作职责:

  (1)负责嘉宾的接机工作,配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。

  (2)负责对外具体联系落实与会代表的`初步行程、人数、往返时间、与会具体意向;

  (3)负责为与会代表供给接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务;

  (4)根据嘉宾的实际情景,具体供给接送机、车站安排;酒店房间安排;参加会议活动的详尽日程安排;嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排;会议期间车辆的调配、机(车)票的订购;接待服务人员的组织领导;

  (5)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。(在接到嘉宾后,将事先准备好的房间钥匙登记名称后,交给入住嘉宾,并送嘉宾进入房间,房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)

  (6)负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作;

  3、服务保障组

  工作职责:

  (1)负责接待服务组的有关活动安排,如:会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料(PPT)是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排。

  (2)负责本组工作人员的一切后勤保障工作。

  第四板块会后考察

  一、会后考察:

  1、如果会议结束后,该会组委会有安排会议考察,请提前确认人数和线路。我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里。

  2、如果会后考察属于自愿报名,酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。(费用自理)

  二、当地游览服务(20人或以上车)(淡季报价)

  1、东线一日游:兵马俑,华清池,城墙,午餐价格:298人;2、西线一日游:乾陵,永泰,法门寺文化景区午餐价格:380人;3、市内一日游:城墙,碑林,大雁塔,午餐价格:210人;以上报价包含门票、车费、导游服务费及30元标准中餐一次4、东线二日游:兵马俑,华清池,华山,3正1早,华山3住宿,缆车上下价格:780人5、北线二日游:黄帝陵,壶口瀑布,延安宝塔山,纪念馆,枣园,杨家岭,3正1早,延安三宾馆住宿价格:958人

  以上报价包含门票、车费、导游服务费及三酒店住宿一晚30元标准正餐三次,20元标准早餐一次。

  二、其他服务:

  如果您还有其他服务需要帮忙,我们将为您供给更好的服务。

  1、专业礼仪接待:按照规格供给专业礼仪或者大唐礼宾卫队员。

  2、可供给代订餐饮3、订票服务:将提前收集各位参会嘉宾的返程信息,做以记录后,将机票定好后,通知各位订票嘉宾,告知可持身份证直接随送机人员前往机场。接送机收费标准。

  备注:会根据客户航班到达时间进行统筹接机安排

会议接待方案3

  一、接待时间

  1月9日-1月10日

  其中:1月9日:嘉宾全天报到,接机、接站;晚上年会暨颁奖晚会;1月10日上午部分领导嘉宾参观阳光整形美容医院,部分嘉宾返程送机、送站,下午基本返程送机、送站完毕。

  具体行程安排请参见附件1。

  二、接待对象

  本次会务接待工作对嘉宾进行细分,采取重要贵宾、一般嘉宾分级接待的方式,并按照以下分类进行接待:

  (一)一级接待:(套房/豪华房)

  1、中整协/国家卫计委/各省整协领导约xx人;

  2、重要专家学者约xx人。

  (二)二级接待:(标准间)

  1、地方市级整协有关领导等,约xx人;

  2、广东省/深圳市等相关政府部门领导。

  (三)普通接待:

  1、业务单位参会嘉宾;

  2、其他嘉宾等;

  3、演职人员/会务人员/安保等工作人员(xx名)。

  三、接待地点

  根据今年大会的接待规模、接待的级别,选择华侨城洲际酒店为会议/接待地点;在南山区域择方便出行的1-2家酒店为应急接待酒店。(海景、威尼斯、威斯町)

  四、人员配置

  深圳整形美容医院统筹负责本次年会承办及接待任务。

  20××年行业年会暨颁奖典礼晚会筹备委员会

  主任:

  副主任:

  具体人员及分工另文。

  五、接待流程

  (一)接待准备

  1、专人统计大会登记的参会嘉宾信息;

  2、每日及时与组委会相关负责人沟通嘉宾接待的相关事项和信息,及时更改变动信息;

  3、前期电话跟踪所有来深参会的领导、嘉宾、代表团、媒体,确认其来深要求细节,报组委会主任并执行主任处以便安排布署;

  4、确定代表来深具体时间、人数、性别、联系方式、出发地点及航班号、车次、住房要求、客人的餐饮习惯等详细情况。

  5、提前领取、分好房卡、餐券、会务资料等,根据大会要求做好接待准备工作。

  (二)接机接站

  1、1月9日7:30至18:00在深圳机场/深圳北站安排专人接机,配备欢迎标识;

  2、调度接待车辆运送参会代表前往下榻酒店;每趟航班到达等候时间不超过30分钟;每车配备服务人员1名。

  3、根据参会嘉宾航班情况制作《接机(站)时间表》、《送机(站时间表》;制作双面的接机(站)牌;

  (三)酒店安排

  1、酒店专项接待安排:在指定下榻的酒店门口悬挂或显示欢迎标识,酒店大堂、电梯等处设欢迎牌、导引指示牌,大堂、楼层电子信息屏滚动播放本次活动信息;设置与会议相关的信息公示版(牌);

  2、酒店设“会务组联络处”。安排名工作人员,负责参会代表报到、入住手续办理及发放证件和活动资料、参会代表房间发放个性化温馨提示;会议期间负责指引、组织参会代表乘车、用餐等各项后勤保障工作。

  3、每间嘉宾住房内放置会务接待手册、重要信息温馨提示、地图,赠送当天《深圳特区报》,王晓泸董事长亲笔签名欢迎卡1张,入住当天备水果1份;贵宾客房提供定制性菜单服务,贵宾和女士接待,预留非吸烟楼层客房;入住当天备鲜花水果各1份;

  4、提供会务车辆,根据要求编制运行时间表并分发至嘉宾房间;

5、预留会务人员、医疗人员的'工作用房,并安排工作用餐;

  6、提供叫早、叫醒服务;及时收集整理来宾入住建议和需求,不断改进服务;

  (四)交通保障

  1、接机车辆安排,根据接机客人的数量不同,安排不同车辆接待。因涉及接机(站),嘉宾联系、报到、临时调配等,拟由组委会委托租车公司租借小型轿车辆;7座商务车辆,考斯特部,中巴辆,用于1月9日接机/接站;

  2、引导贵宾上指定专车,随车配备服务人员一人,沿途随车服务人员做深圳景观与大会相关内容介绍;

  3、每20分钟一班,即到即走;对集中乘机抵达的领导和嘉宾,预留专用接机轿车、考斯特或中巴;

  接机路线:深圳机场——广深高速——深南大道——洲际酒店。

  特别注意:

  ①如乘火车或汽车等交通工具抵深的来宾,实行电话预约接站,提前24小时与来宾确认接站信息,安排机动车辆调度接站。

  ②重要领导和嘉宾需预留贵宾通道,献鲜花。

  ③每辆车应配备瓶装饮用水。

  4、酒店、会场应急车辆,7座商务车辆,轿车辆,中巴辆。

  5、送接机(站):1月10日自早上7:00开始,每半小时1班专车由下榻酒店发至深圳机场,具体车辆安排根据嘉宾行程安排9日下午前由各接待对接人另行确定,报总调度统一调配车辆及送机人员。

  特别注意:重要领导和嘉宾需预留贵宾通道。

  6、配备车辆组成专用车队,统一编号并配有活动标识的专用车证;

  7、司乘人员:除小车以外,其余每车配司机1人,组委会工作人员1名。

  8、嘉宾登机祝福与航班起飞确认短信;

  9、嘉宾平安抵达确认短信;

  (五)用餐安排

  参会代表凭餐券在下榻酒店用早餐,午餐、晚餐及饮水按组委会相关安排执行。

  1、接待酒店提供自助早餐服务;

  2、负责安排演职人员、会务人员及治安、消防、卫检人员的工作用餐。

会议接待方案4

  为了安排好xx公司的代表来上海与本公司洽谈合资设厂事项的工作和各事项,顺利进行谈判工作,特制定以下接待方案:

  一、接待时间:

  20xx年10月27—29日

  二、接待地点

  接机地点:xx

  接待酒店:xx

  地址:xx参观地点:xx

  三、接待对象:

  xx公司谈判代表以及陪同人员

  四、接待负责人员

  总负责:xx(负责整个行程的指挥和协调工作)接待组:xx(翻译人员,礼仪小姐,解说员,接待员)秘书组:xx(负责接待和谈判会议的`相关文件起草文件资料)后勤组:xx(负责行程和会议谈判的酒店安排,会场布置和保安等相关工作)

  谈判组:xx(主谈,决策人,销售顾问,法律顾问,技术顾问,公关经理)

  合计人员:24人

  五、接待前期准备工作

  1、来回机票预定

  2、食宿安排

  3、迎接车辆安排

  4、会场接待

  5、会场整理及布置

  六、后期工作

  1、谈判会议资料整理

  2、经费报销

  3、总结及信息反馈

  七、经费预算

  双程飞机票(xx)+酒店住宿费(xx)+餐费(8000)+租车费用(650)+观光费用(2500)+会议杂务费(1000)+后备费用(5000)总计:xx元(人民币)

  八、注意事项

  1、接待外宾的礼仪注意事项

  2、应急方案的准备

  3、控制经费预算

  4、做好整个行程以及谈判会议的记录工作。

会议接待方案5

  一、会前

  1、与会议主办方洽谈,了解会议要求及所需服务项目。

  2、供给会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息,并制定完备的会议预案书给会议方。

  3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情景。

  4、确定方案,签订合同,预付定金。

  二、会中

  1、会议接待:专人负责机场,车站的.礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

  2、会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。

  3、会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

  4、会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。

  5、会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。

  6、会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

  7、会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

  8、会议服务:会议代表合影留念、为代表供给文秘服务及相关服务。

  三、会后

  1、结帐:供给会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐。

  2、资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

  3、合影:会议期间参会人员团体合影,会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。

会议接待方案6

  一、公司简介:

  湘府銘洲保健集团旗下的湘府銘洲现代农业科技发展有限公司,公司是以生态农业开发、高科技农业种植及示范、农产品加工及销售、中医养生科普、生态农业文化展示、生态度假农庄,生态文化旅游为主要业务的.综合性开发企业。

  二、接待时间:

  20xx年 3月 22日

  三、接待地点:

  1、接待地点:御邦国际

  2、会议地点:御邦国际701会议室

  四、来访人员基本情况:

  五、接待小组人员

  1. 总负责:公司行政部

  2. 跨部门接待小组:相关领导,行政组,策划宣传组

  六、会议费用预算明细表:

  用车费用: 其它: 总预算:

  七、接待前期准备工作

  1、制发邀请函,邀请嘉宾,协调时间

  2、就餐安排,提前预定 3、迎接车辆安排

  4、迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作)

  5、相关会议材料准备

  6、相关接待人员,负责相关接待工作

  八、会议前的筹备工作

  1、会场布置。根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢 迎词和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花; 为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、 会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观。

  2、会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。

  3、会前检查。提前检查音像、文件、会议材料、锦旗等齐全性

  4、就餐安排。提前统计就餐人数,进行预定。

  九、会议接待

  1、欢迎词 2、会场整理及布置

  1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场整齐有序。 2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净。 3)调试投影仪,音响等设备,放映相关资料。 3、领导嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座。

  十、会后服务

  会议结束,用车在会议结束前妥善安排。引导与会人员至就餐地点就餐,就餐后,由接待人员负责将领导嘉宾送回。

  十一、附件:

  商务洽谈活动 会议安排:

  时间:3月22日下午15:00——17:30

  地点:

  内容:

  主题:

  主持人:

  参会人员:

  商务签约仪式

  一、签约时间:

  二、签约地点:

  三、参会人员:

  四、会议签约事宜:

  1、主持人宣布签约仪式开始,介绍主要来宾和领导 2、总经理介绍签约项目情况 3、正式进行签约

  4、签约仪式结束后,各参加人员举杯庆贺

  5、摄影人员给参会人员集体拍照留影 6、各个公司总裁致辞

  7、主持人宣布签约仪式结束,参会人员退场

会议接待方案7

  由xx领导一行xx人于20xx年xx月xx日午时xx:xx分左右到达,xx月xx日午时xx:xx分离店,在酒店日程安排如下:

  1、就餐:

  8.30晚餐主桌:百合厅1+3桌,工作人员:多功能厅

  8.31早餐自助餐:领导在樱花阁,工作人员在万福阁

  8.31午餐自助餐,地点:万福阁

  8.31晚餐同8.30晚餐

  9.1早餐同8.31早餐

  9.1午餐同8.30晚餐

  说明:百合厅主桌18人,安排4名服务员,准备席位卡,鲜花;副桌3桌,10人,各安排2名服务员;还需准备:欢迎标语、台前的鲜花盆景、立式话筒。以上由陈小燕负责,各相关部门配合。

  2、住宿

  a.豪华套间xxx

  b.标准套间xxx

  c.单人间xxx

  d.标准间xxx

  e.县领导午休房:8.31日15间,9月1日15间

  说明:每一天早晨7:15分叫醒,9月1日县领导午休房2:40分叫醒;房间里准备水果、点心、雀巢袋装咖啡、鲜花。以上由缪艳、吴颖具体负责,各相关部门配合。

  3、会议

  长江厅:汇报会约1小时,8月31日8:30开始,安排80人左右的回字型,准备席位卡、茶水、香巾、音响、话筒。

  5f贵宾厅:省检查团工作室

  6f会议室:工作人员及驾驶员休息室

  2f会议室:创立办档案室

  玫瑰厅:来信来访接待室

  以上由xxx具体负责,各相关部门配合。

  一、本次活动领导小组名单

  组长:xxx

  副组长:xxx

  成员:xxx

  二、车辆停放及安全

  1、职责部门:xxx

  2、职责人:xxx

  3、保安:

  4、要求:a.从8月29-30日起,注意门前车辆的管理,确保8月30午时-9月1日午时省测评组领导车辆的有序排放;b.配合县公安部门做好安全保卫工作。

  三、迎宾及入住

  1、职责部门:xxx

  2、职责人:xxx

  3、门僮二名:

  4、礼仪小姐八名:

  5、要求:a.门僮必须配戴白手套;欢迎语欢迎光临XX国际大酒店;确保客人安全下车,及时将客人行李放置行李车送至房间。b.礼仪小姐面带微笑,欢迎词欢迎光临,绶带资料:“XX欢迎您”c.总台人员提前做好房卡、入袋。d.总机人员负责叫醒服务;e.商务中心配合创立办领导准备好每一天就餐的`席位卡及8月31日上午8.30分长江厅的席位卡。

  四、房间安排

  1、职责部门:xxx

  2、职责人:xxx

  3、服务员:

  4、要求:a.配合工程部确保本次接待的所有用房设施、设备完好;b.检查所有用品是否齐全;c.客人进店后,在4f、5f电梯口安排专人,负责将客人引进房间;d.配合采供部保证房间的水果等到位;e.提前做好房内及过道的灭蚊、灭苍蝇工作;f.对本次接待的所有用房提前做好通风工作,确保房内无异味;g.配合采供部及时补充所有用房的小食品。

  五、会议室安排

  1、职责部门:xxx

  2、职责人:xxx

  3、二楼会议室服务员:

  四楼长江厅服务员:

  五楼贵宾厅服务员:

  六楼会议室服务员:

  二楼玫瑰厅服务员:

  4、要求:

  a.配合工程部确保本次接待的所有会议室设施、设备完好;

  b.拆除二楼会议室四周的椅子,在会议室三面放置条桌,铺蓝色台布,空余一边放5张椅子;

  c.做好各会议室的卫生清扫工作;

  d.按照接待方案安排,定人定岗。

  六、餐饮安排

  1、职责部门:xxx

  2、职责人:xxx

  3、服务员:

  4、要求:a.配合工程部确保本次接待餐厅设施、设备完好;b.检查所有餐具是否齐全;c.检查餐厅的卫生情景尤其做好灭苍蝇;d.及时与营销部沟通餐厅其他用品的落实情景。鲜花、音响、话筒、席位卡等e.根据接待方案落实好每一天餐厅的服务人员,做到定人定岗。

  七、检查监督

  1、职责部门:xxx

  2、职责人:xxx

  3、要求:在所有接待活动开始前,按照接待方案的要求,检查各部门的落实情景,并及时与营销部沟通、落实。

  八、接待安排

  1、职责部门:xxx

  2、职责人:xxx

  3、要求:检查各部门的落实情景,与各职能部门及时沟通并上报领导小组。

  九、结算

  1、职责部门:xxx

  2、职责人:xxx

  3、要求:

  a.前台各收银点必须熟记贵宾的人数、姓名、身份、在店时间、活动过程等。

  b.热情礼貌、准确、有效答复贵宾提出的问题。

  c.每日整理贵宾账单,贵宾离店前1小时,将所有账单准备完毕,备用。

  十、几点说明

  1、各级管理人员逐级检查下级准备工作完成情景,逐条落实。

  2、召集本部门会议,制定部门接待计划,职责落实到人。

  3、凡一线工作人员熟记“应知应会”,并注意使用普通话。

会议接待方案8

  根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同,对会议的组织方法,礼仪要求也不同。

  首先是会议的筹备工作。

  ●根据会议规模,确定接待规格。

  ●发放会议通知和会议日程。

  会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。

  会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。

  ●选择会场。

  选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准:

  第一:大小要适中。会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。所以,英国的首相丘吉尔曾说:“绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间。”

  第二:地点要合理。历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。

  第三:附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为“上次会议是从这里开的,没出什么问题,”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则,可能会造成损失。

  第四:要有停车场。现代社会召集会议,“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。

  ●会场的布置。

  会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

  一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。

  坐席的配置要是和会议的风格和气氛,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法:

  ①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。

  ②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。

  ③教室型。这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列。

  ●准备会议资料。

  会务组应该准备有关会议议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备。

  会议前的接待礼仪。

  ●会前检查。

  这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

  ●提前进入接待岗位。

  接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。

  ①签到。设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些,以便保存。如需要发放资料,应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

  ②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座。

  ③接待。与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。

  会议中的服务礼仪

  会议进行中的'服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。

  ●倒茶服务人员注意观察每一位与会者,以便及时为期天茶水。到谁是动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面,手指不能因在北口上,不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖,右手吃水户,将热开水准确倒入杯里,不能让茶水见到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎,出了差错,应不动声色地尽快处理,不能惊动其他人,不能慌慌张张,来回奔跑,将与会者的注意力引到自己身上,否则,这将是极大的工作失误。

  ●其他服务会议按拟定的程序进行,应紧凑,不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”,做好各项准备工作。如,会议进行第一项:全体起立、奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。又如,大会宣布办法荣誉证书,组织人员应迅速将受奖人员排好队,礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来,另有礼仪小姐将证书一一递上,由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊,必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练,避免会场上出现混乱。

  如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事,服务人员应走到他身边,轻声转告他。如果要通知主席台上的领导,最好用字条传递通知,避免无关人员在台上频繁走动和耳语,分散与会者注意力。

  ●做好会后服务的准备。会议进行之中,就应为会后服务做好准备。如,会后要照相,就应提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影的准备。另外,会后的用车也应在会议结束前妥善安排。

  会后服务

  会议结束后,全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。

  ●组织活动会议结束后,有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥和协调,而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任,同时其他接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动计划的顺利实施。

  ●送别根据情况安排好与会者的交通工具,使其愉快、及时地踏上归程。

  ●清理会议文件 ①根据保密原则,回收有关文件资料。②整理会议纪要。③新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结

会议接待方案9

  一、岗位设置及任职要求

  1、会务接待服务岗位设置,管委会大厅设置前台接待,会议室及多功能厅设置会务员、会务领班

  2、任职要求

  A、性别:女,年龄:20——28岁,身高:160cm以上;

  B、高中以上学历,形象气质佳,工作能力强,熟悉商务礼仪,性格爽朗大方;

  C、能吃苦耐劳、具备强烈团队意识,积极上进,责任心强。

  二、岗位人员配置及主要工作内容

  三、会议服务对象

  1.重庆东恩工业投资(集团)有限公司;

  2.隶属于重庆东恩工业投资(集团)有限公司的各子公司或部门;

  3.重庆荣隆台湾工业园管委会;

  4.园区各业主单位、租赁单位、建设施工单位;

  5.园区以外的企事业单位、机关、学校、医院、社会团体等。

  四、会务服务等级及收费标准

  五、岗位职责

  1、前台接待职责:

  A.按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务;

  B.负责访客、来宾的登记、接待、引见;

  C.熟练掌握公司概况,能够回答客人提出的一般性问题,提供常规的非保密信息;

  D.负责电话、邮件、信函的收转发工作,做好工作信息的记录、整理、建档;

  E.负责公司文件、通知的分发,做好分发记录并保存;

  F.负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养;

  G.对工作中出现的各种问题及时汇报,提出工作改进意见。

  2、会务领班岗位职责:

  根据会议接待预定单做好会场布置计划工作;合理安排会议中心员工,做好会议接待服务工作;

  根据客户要求,做好会前灯光、音响和各项服务工作的准备工作;组织会议中心接待员做好每日会场清扫保洁工作;

  负责做好每月会议中心物资的盘存及统计工作,采取积极有效的'方法,设法降低各类物资、能源耗损;

  负责员工的日常部门培训和纪律教育,确保员工安全正确地操作,言行举止符合公司相关制度的要求;

  熟悉会场内各类设施设备的使用维护的基本常识;协助公司领导做好相关外联接待工作;完成公司领导交办的其他工作任务。

  3、会务员岗位职责:

  A.承担各类会议的接待、服务工作;

  B.按照《会议室预约单》的相关内容,配合有关部门做好会场布置及会前各项准备工作;

  C.遵守服务规范,热情、主动、周到、细致、文明礼貌地接待与会人员,做好签名登记、召集就座、摆放座位牌、清点人数等工作;

  D.会议进行期间适时续水,动作轻、稳,按服务规范操作;

  E.保持会议室环境的干净整洁,适时通风,保持室内空气清新;

  F.负责会议室的设备、设施的管理和维护,确保正常使用;

  G.发现参会人员遗留的物品,要及时收存保管,并向领导汇报;

  H.完成领导交办的其他工作。

会议接待方案10

  1、提供多家大酒店由您选择,价格优惠。

  2、会场(或分会场)的选择和预定,会场的设计和布置(会场内外气氛的渲染和烘托,横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等)以及各种设备的摆放。

  3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。

  4、礼品策划、设计、样品提供和制作。

  5、设备:会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。

  6、翻译:各类外语语种的口译、笔译服务。(视具体情况而定)

  7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。

  8、提供会议所需各类信息。

  9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。

  10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的制作等

  11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单,根据要求进行调整,协助选择和推荐不同的用餐地点。

  12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。

  13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线,并根据参会人员的喜好,协助安排各种休闲活动。

  14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。 会议接待细节流程:

  一、会前服务

  1、办方洽谈会议初步方案。

  2、公司为会议主办方提供会议报价:

  (1)前往召开会议城市所需要的飞机票价、火车车票的交通信息。

  (2)会议住宿酒店客房价格、会议场所信息。

  (3)机场、火车站接站安排。

  (4)酒店欢迎横幅、指引牌、签到台、水牌安排方案。

  (5)会议流程方案。

  3、与主办方确定方案,签订合同,预付定金。

  4、会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作。

  5、会议展板、展架、横幅的制作。

  6、会议各种用品的运输、托运工作。

  二、会中服务

  1、会务组:会务组工作人员的工作安排和分工要求。

  2、机场接站:专人负责机场,车站的`接站服务。

  3、酒店接待:会议室欢迎调幅、欢迎牌、指示牌等的摆放。

  4、酒店签到:客人签到,发放房间钥匙、会议材料、礼品、登记返程机票、火车票等。

  5、会议住宿:客人入住房间后的确认,询问是否有特殊要求。

  6、会议场所:检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。

  7、会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品。

  8、会议餐饮:用餐时间、用餐标准的确认。

  9、会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

  10、会议留影:会议代表合影留念及摄像服务。

  三、会后旅游:旅游行程、住宿、用车、用餐、导游、保险的服务。(视实际情况而定)

  四、会后服务

  1、结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐。

  2、资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录、花名册和会议摄像资料的制作。

会议接待方案11

  由xx领导一行xx人于20xx年xx月xx日午时xx:xx分左右到达,xx月xx日午时xx:xx分离店,在酒店日程安排如下:

  1、就餐:

  8.30晚餐主桌:百合厅1+3桌,工作人员:多功能厅

  8.31早餐自助餐:领导在樱花阁,工作人员在万福阁

  8.31午餐自助餐,地点:万福阁

  8.31晚餐同8.30晚餐

  9.1早餐同8.31早餐

  9.1午餐同8.30晚餐

  说明:百合厅主桌18人,安排4名服务员,准备席位卡,鲜花;副桌3桌,10人,各安排2名服务员;还需准备:欢迎标语、台前的鲜花盆景、立式话筒。以上由陈小燕负责,各相关部门配合。

  2、住宿

  a.豪华套间

  b.标准套间

  c.单人间

  d.标准间

  e.县领导午休房:8.31日15间,9月1日15间

  说明:每一天早晨7:15分叫醒,9月1日县领导午休房2:40分叫醒;房间里准备水果、点心、雀巢袋装咖啡、鲜花。以上由缪艳、吴颖具体负责,各相关部门配合。

  3、会议长江厅:汇报会约1小时,8月31日8:30开始,安排80人左右的回字型,准备席位卡、茶水、香巾、音响、话筒。

  5f贵宾厅:省检查团工作室

  6f会议室:工作人员及驾驶员休息室

  2f会议室:创立办档案室

  玫瑰厅:来信来访接待室

  以上由具体负责,各相关部门配合。

  一、本次活动领导小组名单

  组长:

  副组长:

  成员:

  二、车辆停放及安全

  1、职责部门:

  2、职责人:

  3、保安:

  4、要求:a.从8月29-30日起,注意门前车辆的管理,确保8月30午时-9月1日午时省测评组领导车辆的有序排放;b.配合县公安部门做好安全保卫工作。

  三、迎宾及入住

  1、职责部门:

  2、职责人:

  3、门僮二名:

  4、礼仪小姐八名:

  5、要求:a.门僮必须配戴白手套;欢迎语欢迎光临xx国际大酒店;确保客人安全下车,及时将客人行李放置行李车送至房间。b.礼仪小姐面带微笑,欢迎词欢迎光临,绶带资料:“xx欢迎您”c.总台人员提前做好房卡、入袋。d.总机人员负责叫醒服务;e.商务中心配合创立办领导准备好每一天就餐的席位卡及8月31日上午8.30分长江厅的席位卡。

  四、房间安排

  1、职责部门:

  2、职责人:

  3、服务员:

  4、要求:a.配合工程部确保本次接待的所有用房设施、设备完好;b.检查所有用品是否齐全;c.客人进店后,在4f、5f电梯口安排专人,负责将客人引进房间;d.配合采供部保证房间的水果等到位;e.提前做好房内及过道的'灭蚊、灭苍蝇工作;f.对本次接待的所有用房提前做好通风工作,确保房内无异味;g.配合采供部及时补充所有用房的小食品。

  五、会议室安排

  1、职责部门:

  2、职责人:

  3、二楼会议室服务员:

  四楼长江厅服务员:

  五楼贵宾厅服务员:

  六楼会议室服务员:

  二楼玫瑰厅服务员:

  4、要求:

  a.配合工程部确保本次接待的所有会议室设施、设备完好;

  b.拆除二楼会议室四周的椅子,在会议室三面放置条桌,铺蓝色台布,空余一边放5张椅子;

  c.做好各会议室的卫生清扫工作;

  d.按照接待方案安排,定人定岗。

  六、餐饮安排

  1、职责部门:

  2、职责人:

  3、服务员:

  4、要求:a.配合工程部确保本次接待餐厅设施、设备完好;b.检查所有餐具是否齐全;c.检查餐厅的卫生情景尤其做好灭苍蝇;d.及时与营销部沟通餐厅其他用品的落实情景。鲜花、音响、话筒、席位卡等e.根据接待方案落实好每一天餐厅的服务人员,做到定人定岗。

  七、检查监督

  1、职责部门:

  2、职责人:

  3、要求:在所有接待活动开始前,按照接待方案的要求,检查各部门的落实情景,并及时与营销部沟通、落实。

  八、接待安排

  1、职责部门:

  2、职责人:

  3、要求:检查各部门的落实情景,与各职能部门及时沟通并上报领导小组。

  九、结算

  1、职责部门:

  2、职责人:

  3、要求:

  a.前台各收银点必须熟记贵宾的人数、姓名、身份、在店时间、活动过程等。

  b.热情礼貌、准确、有效答复贵宾提出的问题。

  c.每日整理贵宾账单,贵宾离店前1小时,将所有账单准备完毕,备用。

  十、几点说明

  1、各级管理人员逐级检查下级准备工作完成情景,逐条落实。

  2、召集本部门会议,制定部门接待计划,职责落实到人。

  3、凡一线工作人员熟记“应知应会”,并注意使用普通话。

会议接待方案12

  一、会议概况:

  (一)会议时间:xx

  (二)会议地点:xx

  地址:xx

  电话:xx

  联系人:xx

  (三)参加会议人员

  东北九城市公安局主管政治工作局长、政治部主任、政治部秘书处处长、干部处处长,特邀佳木斯市公安局有关领导与会,约50人。

  二、活动日程(见日程安排表)

  三、工作分工

  成立会议筹备领导小组

  组长:xx

  副组长:xx

  领导小组下设办公室,负责人,具体负责整个会议期间的各项工作。

  成员单位:政治部各处、机关党委、指挥部宣传处、行政处、后勤保障中心、朝阳分局、净月分局、锦程分局、巡警支队、交警支队领导各1人。

  办公室下设材料组、会务组。

  (一)材料组

  负责人:xx

  成员:秘书处有关人员

  职责:

  1、领导讲话、主持稿、论文集

  2、代表报到、登记,制定花名册、通讯录

  3、会议须知、日程表

  4、代表、工作人员住宿、餐饮分配表

  5、制做文件袋、配记事本、笔、相册

  6、材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签

  7、乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆

  (二)会务组

  负责人:xx

  成员:交警支队、巡警支队、政治部各处、行政处、后勤保障中心、指挥部宣传处、机关党委。

  职责:具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。

  1、车辆

  负责人:xx

  (1)会议抽调政治部秘书处轿车3台、干部处2台、组织处2台、老干部处2台主要用于迎接代表团。行政处2台轿车主要用于会务。

  (2)会议抽调行政处、后保中心、巡警支队丰田面包车各1台,交警支队前导车1台。主要用于参观、游览。

  (3)各单位抽调公务车于8月9日上午8:30分到名门饭店会务组报到,接受任务;交警前导车、3辆中客8月10日11:30到名门饭店会务组报到。

  (4)联系交警支队,确定具有长春特色参观路线。游览期间,沿线主要街路由交警安排勤务。

  (5)各单位抽调的'车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。

  (6)车辆市内用油由各出车单位自行解决。

  (7)联系各代表团铁路定票,为代表自带车辆加油及送站工作。

  2、接站

  负责人:xx

  8月9日,各代表团报到当天,由政治部有关领导及政治部各处处长负责迎接。对坐车来的代表,派车在高速公路出口处迎接;对乘火车来的代表,派车到车站迎接(由责任单位自制接站牌)。

  具体分工:秘书处负责迎接沈阳、哈尔滨、佳木斯代表;干部处负责迎接鞍山、大连代表;组织处负责迎接吉林、抚顺代表;老干部处负责迎接大庆、齐齐哈尔代表。

  3、纪念品

  负责人:xx

  (1)用于登长白山准备雨衣60件,秘书处负责统计会议代表服装号,于8月10日发到会议代表及工作人员手中。

  (2)奥迪A6车模60辆,由秘书处购买并在会议代表入住时送到房间。

  (3)准备给白山市局纪念品10份,以表感谢。

  4、住宿

  负责人:xx

  (1)住宿。会议代表统一住名门饭店。各市局主管政工局长,党委委员、政治部主任安排单独住一标准间,其它代表2个人住一标准间,各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。

  (2)宴请。9日各代表团报到后,市局在名门饭店举行欢迎晚宴,拟请x座陪(摆牌)。

  (3)要求。会议用餐依签牌固定餐位,一楼正厅悬挂欢迎横幅;会议室挂会标,摆放鲜花,代表座签等,要体现隆重、端庄、整洁。

  5、参观、娱乐活动

  (1)游览长白山及市区内伪皇宫、一汽大众公司。

  责任人:xx

  负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动(净月分局、锦程分局负责联系和派出警卫人员4人、并安排解说人员)。

  要求:游览长白山要确保安全,每辆车要配备350兆对讲机I台(共5台),前后呼应加强联系(联系指挥部通讯处);鉴于路途较远及长白山西坡封闭的实际情况,要与白山市公安局沟通,协助做好保障工作;车辆进入白山市界,要有白山交警前导车迎接并导,要请白山市局联系3名导游,随同代表一同上山沿途介绍长白山然风光;负责培训3男3女既6名随车导游(拟从政治部内挑选)。

  (2)8月11日晚,举办联欢晚会。

  责任人:xx

  负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手,制定由各代表团参与的演出计划(请与朝阳分局联系)。

  6、宣传报道

  责任人:xx

  (1)负责会议摄、录像工作。

  (2)派摄影、录像记者各1人,全程跟踪服务(迎接、会议、游览)。

  (3)将代表的照片装入相册,录像刻制光盘,在代表返程前交到代表手中。

  7、医疗保障

  责任人:xx

  门诊部派1名医生全程保障。每天要定时到代表房间巡、问诊,要分考虑到去长白山、路途遥远易晕车,高山缺氧、爬山困难的实际,备有关药品和医疗器械。

会议接待方案13

  一、会前服务

  1、与会议主办方洽谈会议初步方案。

  2、我中心为会议主办方提供会议报价:

  (1)前往召开会议城市所需要的飞机票价、火车车票的交通信息。

  (2)会议住宿酒店客房价格、会议场所信息。

  (3)机场、火车站接站安排。

  (4)酒店欢迎横幅、指引牌、签到台、水牌安排方案。

  (5)会议流程方案。

  (6)会后旅游行程安排。

  3、与主办方确定方案,签订合同,预付定金。

  4、会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作。

  5、会议展板、展架、横幅的制作。

  6、会议各种用品的运输、托运工作。

  二、会中服务

  1:会务组:会务组工作人员的工作安排和分工要求。

  2:机场接站:专人负责机场,车站的接站服务。

  3:酒店接待:会议室欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等的摆放。

  4:酒店签到:客人签到,发放房间钥匙、会议材料、饭卡、胸牌、礼品、登记返程机票、火车票、会后旅游登记、收取会议费等。

  5:会议住宿:客人入住房间后的确认,询问是否有特殊要求。

  6:会议场所:检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。

  7:会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品。

  8:会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的`确认

  9:会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

  10:会议留影:会议代表合影留念及摄像服务。

  三、会后旅游:

  旅游行程、住宿、用车、用餐、导游、保险的服务。

  四、会后服务

  1:结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐

  2:资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录、花名册和会议摄像资料的制作。

会议接待方案14

  20xx年1月6日,集团总裁将陪同VIP客人莅临我分公司,为做好接待工作,彰显我司的工作效率及秩序,现特制定此方案。

  一、迎接工作

  1、门卫保安应穿着整齐并佩戴白手套,需行举手礼站立。

  2、当天上午10:00,副总王、厂长黄、主任田、主管冯、董振苇、严雪荣应在办公区出口处恭候。

  3、南门保安员(需行举手礼)需引领车辆驶入办公区停车场(仅限公司领导车辆停放,其他车辆不得驶入)。

  二、欢迎横幅

  1、公司大道悬挂欢迎横幅3个(由行政部负责设计)。

  2、在一层楼梯口放置欢迎牌1块。

  3、公司门口和宿舍门口插上彩旗。

  三、厂容厂貌

  5日下午16:30进行全面清洁检查:

  1、确保道路、车间通道没有泥土、碎纸、垃圾,无卫生死角。(按照5S区域划分进行清洁)。

  2、食堂地面要干净整洁,桌面不能有明显的.污渍(食堂负责打扫,行政部负责检查)。

  3、保证车间内人员秩序良好,物品摆放得当;

  4、各部门物品柜上物品需进行整理,损坏或遗失要及时报修(物品柜由各部门自行管理,维修和钥匙配备由行政部管理)。

  四、仪表纪律

  1、员工必须按规定佩戴工牌和头巾。

  2、保安人员需穿规定的服装。

  五、工作秩序

  1、部门负责人需严格维护工作场所秩序,禁止人员随意走动。

  2、用餐期间,需要有序撤离并遵守就餐纪律,严禁喧哗、打闹(各部门和行政安保人员负责监督)。

  3、请假人员应在8:00前离开宿舍,宿舍内不得有人逗留(行政部将在8:10进行清查)。

  六、会议室布置

  1、会议室提供花篮、水果、矿泉水、餐巾纸和茶水(行政部负责)。

  2、实地考察时间为10:15至11:15(如遇变动,员工午餐时间会相应推迟,具体时间待定,由黄厂长安排)。

  考察路线:裁剪车间→后道车间→一厂缝制车间→宿舍→新厂区。

  陪同参观人员(副总王、厂长黄、主任田、xx丰、严雪荣、董振苇),各关键部位由相关部门负责人讲解。

  3、开会。时间是11:15至12:15,在总经理办公室会议室举行。

  七、用餐、午休、车辆安排(由行政部负责)

  午餐地点:裕丰大酒店,时间:12:40—14:00

  毛总裁和客人的行程安排见下表。

  如有变动,将会提前通知,请大家做好推迟用餐的准备。

  副总王已经审阅,并已发给各部门执行!

会议接待方案15

  为了做好第二届中国餐饮业博览会会务接待工,组委会办公室委托西安市成立餐博会会务接待组,并制定了第二届中国餐饮业博览会接待工实施方案,具体如下:

  一、接待时光

  20xx年10月17日至21日午前。

  10月17日全天报到。

  二、住宿安排

  组委会负责接待由各省、自治区、直辖市和计划单列市统一组团参会的代表。请各省、自治区、直辖市和计划单列市组团单位在8月25日前将参会人数、入住宾馆等级及要求报会务接待组(餐博会代表团拟入住宾馆回执表附后),并将定金(500元/人)于8月31日前汇入餐博会会务组账户。

  三、用餐安排

  10月17日至20日的用餐由会务接待组统一安排。用餐安排在入住宾馆,形式为自助餐或地方风味餐饮,代表凭餐券在规定时光用餐。有特殊用餐要求的代表,请各地代表团联络员及时与住店会务接待小组联系。

  四、交通安排

  10月17日集会报到当天,接待组在西安咸阳国际机场、西安火车站设接待点,各省、自治区、直辖市和计划单列市组团的代表请提前以传真形式将航班、车次及抵达西安的时光报接待组。

  餐博会期间,代表参加活动的市内区间交通用车由接待组统一安排。

  10月21日会务接待组为代表安排送站,需提前离西安的代表请及时与住店会务接待小组联系。会后需自行参观考察的代表,会务接待小组可代为联系酒店和旅行社,费用自理。

  五、收费尺度

  一)会务费:每位代表会务费600元,会务费包括餐博会资料费、区间交通费、参观交流场馆门票、仿唐入城式和盛唐迎宾宴暨餐厨文艺扮演费、大唐芙蓉园门票、闭幕式晚宴费、纪念品等。团体报名超过50人的以及要求参加局部举动的代表可与会务接待组具体协商。

  二)食宿费:根据所住的不一样宾馆设A类:1500元/人,B类:1200元/人两个等级标准。对于住宿、用餐有其他要求的代表团,也请在8月25日前与接待组联系。

  三)减免事项:各省、自治区、直辖市和计划单位列市代表团团长免收食宿费、会务费;各地组团参会人数超过20人的.,免收联络员(1名)的食宿费和会务费。

  六、其他

  因代表离西安返程日期相对集中,理解统一安排食宿的代表需预定返程机(车)票的,请提前与会务接待组或入住宾馆会务接待小组联系。

  七、联系办法

  餐博会组委会办公室会务接待组: 联系人:XXX

  传真:029-xxx

  缴费账号:xxx

  开户银行:XXX

  开户名称:第二届中国餐饮业博览会会务组