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会议接待方案

时间:2024-07-10 19:02:37 会议方案

会议接待方案经典【2篇】

  为确保事情或工作高质量高水平开展,通常会被要求事先制定方案,方案是计划中内容最为复杂的一种。那么方案应该怎么制定才合适呢?下面是云范文为大家整理的会议接待方案,欢迎阅读,希望大家能够喜欢。

会议接待方案经典【2篇】

会议接待方案1

  为成功圆满接待“xxx”,按照贵公司的要求,河南康辉国际旅行社特拟定以下方案,请指正、修改。

  原则:河南康辉国际旅行社本着“热情、周到、安全、卫生、快捷”的宗旨确保圆满完成任务。

  一、接待前准备:

  1、熟悉接待计划日程安排,所接待客人名单、抵达时间及交通工具(火车飞机),落实接站车辆车次,接站人员。

  2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项,做好住宿和餐饮安排工作。

  3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆,驾驶人员,导游人员,旅游景点,旅游途中就餐点。

  二、接站:

  根据客人具体抵达时间,提前半小时抵达(火车站机场)。举牌接到客人后安全、迅速的将客人及行李安全送达指定的酒店。为客人办理好入住手续,并让客人及时了解到酒店的'基本情景和注意事项。

  三、旅游及行程的安排:

  1、导游要求:

  知识丰富,技能技巧熟练,语言生动,具有较高的导游业务知识和讲解、服务水平、实践经验丰富。

  2、车辆要求:

  安排专业旅游车队的空调旅游车,车况好、干净,设备齐全。安排多年驾驶经验专业的司机,确保客人安全。

  四、旅游保险:

  确保此次旅游活动的安全顺利,我社可代办每位旅游投保10万元旅游人身意外伤害险。

  五、会议日程安排:

  提前得知每个客人的航班号航班时间安排接机时间,人员接机,带领客人上车,司机送客人抵达酒店休息。

  A:在大堂内摆放接待台及欢迎条幅

  B:在大堂接待桌上摆放贵公司签到牌、赐名片、并安排3名专业人员在接待台协助会务组,为客人签到办理登记,并为VIP客户供给优质服务入住手续。在客人到达酒店时,引导客人前往签到台办理入住等。

  C:代定客人往返大交通

  D:举行主题晚宴(根据客户要求);若有演出,请客户提出有关演出的主题语言类,歌曲类,小品类,戏剧类等。

  E:协助主办单位安排参会事议

  19:00-21:00晚上举办宴会厅欢迎宴会

  xx月xx日:参加会议。

  本酒店参会:上午:8:00-10:00上半场10:00-10:30茶歇

  10:30-12:00下半场12:00-13:00中餐

  午时:14:00-16:00上半场16:00-16:30茶歇

  16:30-18:00下半场19:00-21:00晚宴

  xx月xx日:(根据实际情景安排时间)

会议接待方案2

  一、接待时间:

  20xx年X月X日—X月X日

  二、接待地点

  接送机地点:西宁机场

  下榻酒店:XX大酒店(银龙大酒店,神旺大酒店,青海宾馆等)

  会议地点:XX大酒店会议厅(银龙大酒店会议厅,神旺大酒店会议厅,青海宾馆会议厅等)

  三、接待对象:

  嘉宾等一行人及其陪同人员

  四、接待负责人员:总负责:接待办

  跨部门接待小组:相关领导,秘书组,行政组,宣传组,保卫组

  五、接待前期准备工作

  1.制发邀请函,邀请嘉宾,协调时间

  2.食宿安排,提前预定

  3.迎接车辆安排

  4.迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作)5.相关接待人员,负责相关接待工作

  六、机场接待

  1.机场一层到达厅内设接待处人员,根据来客乘坐的航班到达情景持“热烈欢迎XX贵宾”牌,在一层到达电梯口等候,接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格1.8×0.5×0.75)。接待组由此将客人集中带出乘车。

  2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80×180cm以下易拉宝)。

  3.由服务科按照按正常要客接待程序接待。

  4.对于重要领导等特殊客人,由团省委提出要求,机场团委负责申请办理有关接待人员通行证,安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。

  硬件附注:易拉宝2个(其中1个2米),接待处牌子和桌子,笔若干支,迎宾牌,授带10条

  七、酒店入住

  1.确定嘉宾入住时间,通知酒店接待人员提前做好相关准备,确定房间住宿安排。

  2.嘉宾到达酒店,大厅接待组全员在酒店大厅恭候,摄像记录组安排摄像拍照。

  3.进入酒店后,由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。

  4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。

  八、用餐(早餐、中餐、晚餐)

  1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。

  2.餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。

  九、会议前的筹备工作

  1.选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。

  2.会场布置。根据会议资料,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的'简便盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一

  3.会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。

  4.会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

  十、会议接待

  1.欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导”

  2.会场整理及布置

  1)提前30分钟清洁并布置会场,坚持会场整齐有序,空气清新

  2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一,香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发,调试投影仪,音响等设备,放映相关资料。

  3)联系陪同人员,讲解员。根据客户考察目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通:会谈开始前1小时,再次提醒相关人员

  4)领导嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座。

  十一、座谈

  1.企业宣讲(集团,产业宣传片,企业介绍PPT)

  2.技术交流(技术人员PPT讲解,互动)

  3.会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情景而定)

  4.拍照(依重要程度,进行拍照留档)

  5.摄像(依重要程度,进行摄像留档)

  十二、会后服务准备

  做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。

  十三、会后服务

  会议结束,摄影师做完摄影工作后,由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店