(精品)会议接待方案3篇
为确保事情或工作高质量高水平开展,就不得不需要事先制定方案,一份好的方案一定会注重受众的参与性及互动性。写方案需要注意哪些格式呢?以下是云范文为大家收集的会议接待方案,欢迎阅读,希望大家能够喜欢。
会议接待方案1
一、接待任务
客户/团队名称:。
接待日期:20xx年xx月xx日。
参会人数:x人。
住宿需求:团队统一入住。
早餐、午餐、晚餐安排:早餐各房间包含/午餐自助餐厅就餐/晚餐统一公司晚宴。
会议需求:早9:00到晚18:00宴会厅会议加晚宴。
二、前厅部接待方案
(一)准备工作
1、贵宾等级确定为VB,承接部门提前下发《贵宾接待通知单》,注明贵宾等级及相关部门的接待服务和接待准备要求,由相关部门签收。
2、提前一天打印出次日抵店人员名单,检查有无特殊要求,对有特殊要求的客人,提前做好准备。
3、服务员整理好仪容仪表。
4、检查前厅卫生。
5、检查排房是否合理。
6、检查房卡是否正确,以及欢迎卡的准备是否齐全。
抵店前,正门站立4名礼宾员及3名经理迎接,负责迎接的人员在大堂门口等候,服装整洁、挺括、精神饱满、面带微笑。
(二)客人抵店时的工作
1、大堂副理在客人抵达前20分钟通知相关人员前来大厅等候,并告知客人具体抵达时间。
2、客人由饭店派专车迎接,机场代表在接到客人后应通知大堂副理客人抵店的时间。
3、恒安保险全体成员入住期间,在酒店门前的电子屏幕上显示出欢迎词。
4、大堂副理,前厅服务员在客人到达前10分钟都必须到达大厅准备欢迎。
5、大堂副理提前安排好专门的行李员提供行李服务,根据要求提前送达房间或客人抵店5分钟内送达。
6、当客人抵达饭店时,由门童开车门并用饭店标准语言欢迎客人光临本饭店。
7、大堂副理代表饭店欢迎客人,并把客人介绍给主要负责接待的总经理或副总经理。
8、房务部经理、大堂副理陪同客人直接进房。
9、房务部经理率当值管理人员及优秀服务员在楼层迎接。
10、房务部经理或大堂副理向客人简单介绍饭店的服务设施和客房设施,并负责办理客人入住登记手续。
11、房务部经理、大堂副理与客人暂别,并祝愿客人入住愉快。
12、大堂副理负责保证VIP客人行李正确无误地送至客房。
(三)前厅应注意的事项
1、提前准备名人题辞,签名簿,供VIP客人留言。
2、总台、总机、服务中心要熟悉VIP客人和房号、姓名、职务,当接到客人打来的电话时,应立即称呼客人的'姓名、职位,为客人提供服务。
3、提前询问客人是否需要叫醒服务,若客人需要应指定专人负责,提供电话叫醒和人工叫醒两种服务。
4、提前询问VIP需不需要客人免电话打扰,若是需要则将其房间设定为免电话打扰状态。
5、提前准备好团队客人的房间,尽量安排在相近楼层。
6、团队客人入住时间不同,提前准备好到客名单以便登记入住。
7、为客人提供订票服务、问询服务、洗衣服务等。
8、团体客人的房间应提前将长途电话锁死,若是客人需要则需客人自行付费。
9、在客人离店前提前准备好账单,账单要清晰明确。
10、客人离店时指定专门的行李员提供行李服务。
(四)客人离店服务
1、客人入住最后一天询问客人是否需要续住。
2、客人离店后的第一时间,打扫客房卫生,查看是否有客人不小心遗留下的物品并及时上报联系客人。
3、在确定客人离店后,做好与前厅客房的交接工作,做好账单,与客人负责人联系。
4、在客人离店前做好送机服务,提前预定好个人的机票、时间和接送车辆,叮嘱客人查看随身携带的贵重物品。
5、客人延住时,为客人另行安排好房间。如果所安排的房间已预定,可为客人安排同等标准的房间;如果所安排的房间没有预定,在客人没有换房要求的前提下,让客人续住此房间。
6、为客人建立详细的客史档案。包括客人姓名、性别、年龄、出生日期、婚姻状况以及通讯地址、电话号码、公司名称、头衔等,习俗、爱好档案,这是客史档案中最重要的内容,包括客人旅行的目的、爱好、生活习惯;宗教信仰和禁忌;住店期间要求的额外服务。了解这些资料有助于为客人提供有针对性的“个性化”服务。
7、在客人离店后,以电子邮件或者信件的形式向客人发送致谢信,感谢客人的入住,请客人提出宝贵建议,并欢迎客人的再次入住。
8、准确落实客人离店时间,并通知相关部门作好相应离店准备工作。
9、执行总经理带队,相关经理参与,在主要通道口欢送,直到客人离开酒店。征求客人意见或填写“顾客回访表”。
10、准备车辆欢送。
(五)突发事件及处理方案
突发事件:接待员在帮客人拿行李时,行李箱的拉链突然开了导致行李内的物品外掉,客人抱怨。行李员收拾好后,一名客人过来告诉行李员这个箱子的拉链坏了,让行李员小心。这时那个抱怨的客人很尴尬
处理:行李员向客人道歉,承认是自己工作的失误,没有拿好行李箱。那位客人告诉行李员拉链坏了以后,行李员要告诉客人拉链没有开,行李完好。避免抱怨客人的尴尬。
三、客房部接待方案
(一)迎客的准备工作
1、客人到来前,入住房间卫生合格,房内用品准备齐全,房间要由客房部经理或主管严格检查,最后由大堂副理最后检查认可,检查后退出房间并锁上房门。
2、在房间桌子上摆放一份半岛都市报或者杂志。
3、在VIP客人入住前一小时摆设好鲜花(百合)和果篮(葡萄,苹果,樱桃,菠萝)或者摆放一些小点心和茶叶。
4、贵宾抵店前30分钟,打开房门,开启室内照明灯。
5、在贵宾入住5分钟内,根据客人数送上欢迎茶和小毛巾。客房准备好总经理的欢迎信和名片。客房摆放好印有客人名字文具用品,印有客人名字的毛巾、浴衣等。
(二)客人到店的应接工作
1、梯口迎宾,抵达楼面时,客房部主管、服务员要在梯口迎接问候。
2、分送行李,将客人的行李快速并且准确地送达客人房间。客人在房内办理入住手续,手续办理完毕后,立即退出房间。
(三)客人住店期间的服务
1、在客人开会之前打扫房间,补充客用品,每天一次。
2、夜床服务,住客房进行晚间寝前整理,方便客人休息,整理干净使客人感到舒适,体会到家的温馨。
3、洗衣服务,客人将要洗的衣物和填好的洗衣单放进洗衣袋,服务员负责送洗客衣工作,衣物洗好之后,由客房服务员送入客房。
4、客房小酒吧服务,客房配备一定数量的饮料和干果,服务员每天上午清点冰箱内饮料食品的耗用量,与收费单核对。
5、叫醒服务,根据VIP客人的需要提供叫醒服务,防止会议迟到。
6、擦鞋服务VIP客人的客房内备有擦鞋纸、擦鞋巾,为客人的擦鞋提供服务。
7、延期入住问题,因为不同分公司离开的时间不同,有些客人可能会延长入住时间,或牵扯换房问题,客房要及时联系前厅,处理好延期入住问题。
(四)送客服务
1、行前准备工作,为VIP客人预订机票。
2、行时送别工作,客房部主管、服务员将VIP客人送下楼层。
3、善后工作,检查房间物品。
(五)突发事件及处理方案
突发事件:客人投诉,进入房间后没有电。但酒店听到客人描述后知道,房间没有电是因为客人没有把房卡插入卡槽。
处理:先向客人致歉,承认是酒店制作的房卡的问题。立刻给客人重新制作一张房卡,和客人一起进入房间,现场给客人演示一遍取电的过程,然后房卡给客人,再次致歉。
会议接待方案2
一、会前准备工作
1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。
2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
3、印刷会议日程,编排好会议程序,制定注意事项。
4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。
6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。
(1)悬挂会标、徽记、旗帜登。
(2)设置主席台,安排座次,设置发言席,拜访席签、话筒,并保证音响效果。
(3)确定会议桌摆放形式,明确划分分会场区域,并使与会者明确。
(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。
(5)摆放适宜花卉。
7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。
8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的`准备工作。
9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。
二、会务组织与服务工作
1、会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备情况。
2、搞好会议签到、材料分发。
3、发言人是否到齐。
4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。
5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关闭手机,一般不允许找人,无关人员不准进入会场。
6、做好会议纪录,写好会议简报。
7、组织照相。
8、为与会人员预订车、船、机票等。
三、会议善后工作
1、会议结束后,要检查会场,带回剩余材料、席签等。
2、组织送站。根据与会人员离会时间,提前安排车辆、送站人员等。
3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。
4、做好会议报道工作。
会议接待方案3
为成功圆满接待“xxx”,按照贵公司的要求,河南康辉国际旅行社特拟定以下方案,请指正、修改。
原则:河南康辉国际旅行社本着“热情、周到、安全、卫生、快捷”的宗旨确保圆满完成任务。
一、接待前准备:
1、熟悉接待计划日程安排,所接待客人名单、抵达时间及交通工具(火车/飞机),落实接站车辆车次,接站人员。
2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项,做好住宿和餐饮安排工作。
3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆,驾驶人员,导游人员,旅游景点,旅游途中就餐点。
二、接站:
根据客人具体抵达时间,提前半小时抵达(火车站/机场)。举牌接到客人后安全、迅速的将客人及行李安全送达指定的`酒店。为客人办理好入住手续,并让客人及时了解到酒店的基本情况和注意事项。
三、旅游及行程的安排:
1、导游要求:
知识丰富,技能技巧熟练,语言生动,具有较高的导游业务知识和讲解、服务水平、实践经验丰富。
2、车辆要求:
安排专业旅游车队的空调旅游车,车况好、干净,设备齐全。安排多年驾驶经验专业的司机,确保客人安全。
四、旅游保险:
确保此次旅游活动的安全顺利,我社可代办每位旅游投保10万元旅游人身意外伤害险。
五、会议日程安排:
月日:机(08:00—18:00),提前得知每个客人的航班号航班时间安排接机时间,人员接机,带领客人上车,司机送客人抵达酒店休息。
A:在大堂内摆放接待台及欢迎条幅
B:在大堂接待桌上摆放贵公司签到牌、赐名片、并安排3名专业人员在接待台协助会务组,为客人签到办理登记,并为VIP客户提供优质服务入住手续。在客人到达酒店时,引导客人前往签到台办理入住等。
C:代定客人往返大交通
D:举行主题晚宴(根据客户要求);若有演出,请客户提出有关演出的主题语言类,歌曲类,小品类,戏剧类等。
E:协助主办单位安排参会事议
19:00—21:00晚上举办宴会厅欢迎宴会
xx月xx日:参加会议。
本酒店参会:上午:8:00—10:00上半场10:00—10:30茶歇
10:30—12:00下半场12:00—13:00中餐
下午:14:00—16:00上半场16:00—16:30茶歇
16:30—18:00下半场19:00—21:00晚宴
xx月xx日:(根据实际情况安排时间)